【トラブル解決！】Zoom要約されない理由と設定の落とし穴
Zoomで「ミーティング要約を自動でオン」に設定していたのに、なぜか毎回要約されない。。。
いろいろ調べてようやくわかったのが「パーソナルミーティングの設定」でした。
同じように困っている方の役に立てばと思い、この記事を書きます。
ZoomのAI Companionとは？基本機能とメリット
AI Companionの概要と主な機能
まず、Zoomの「AI Companion」は、AIを使ってミーティング中の会話をリアルタイムで聞き取り、文字に起こしてくれる便利な機能です。
特に注目されているのが、ミーティングが終わったあとに自動で要約を作ってくれる「ミーティング要約機能」です。
これにより、議事録を取る手間が省け、後から内容を見返すのがとてもラクになります。
たとえば、「誰が何を言ったか」「どんな決定がなされたか」「次にやることは何か」などを整理して、見やすくまとめてくれます。
文字起こしだけでなく、要点を抜き出してくれるので、情報収集の効率が一気にアップします。
AI Companionを活用するメリット
この機能をうまく活用できると、以下のようなメリットがあります。
- 議事録を手動で取らなくてよくなる
- 要点だけをさっと確認できる
- 参加できなかった人にも簡単に内容を共有できる
- 会議中の聞き逃しが減る
とくに「複数の会議に参加していて内容が混乱しがち」「毎回メモを取るのが大変」という方には強い味方です。
設定さえうまくいっていれば、あとは自動で動いてくれるので、とても頼もしい存在になります。
が、今回その設定をしているのに動作してくれなくて困っていました。
AI Companionの設定方法と注意点
AI Companionの有効化手順
「AI Companionって便利そう！」と思ったら、まずは機能をオンにしましょう。
１．ブラウザからzoomアカウントにログインします。
２．左の「設定」メニューをクリックし、画面右で「AI Companion」タブをクリックします。
３．以下の設定を行います。
- 「AI Companionによるミーティング要約」をオン
- 「ミーティング開始時にミーティング要約を自動的にオンにする」にチェックを入れる
これで、通常のミーティングを開始すると自動的にAI Companionが起動して、要約までしてくれるようになります。
・・・と思いますよね？
実際はこの状態でミーティングを開始しても、AI Companionが有効にならなかったのです。
詳しくは次の章で説明します。
ちなみに、設定はアカウント単位で有効なので、組織全体で利用している場合は、管理者による設定確認も必要になることがあります。
注意点
- プラン：AI Companionは無料プランでは使えません。有料プラン（Pro以上）でのみ利用可能です。
- クライアントバージョン：Zoomアプリが最新になっているか確認しましょう。古いバージョンでは機能が使えないことがあります。
- ユーザーの状態：参加者がZoomアカウントにログインしている必要があります。
ミーティング要約が自動で開始されない原因と対処法
実は私自身も最初この設定をしたのに「なんで要約されないんだ？」と悩みました。
調べてみると、意外なところに落とし穴がありました。
私が打ち合わせで使用しているのはパーソナルミーティングで、前述の設定が有効になるのは予定されたミーティング（スケジュールミーティング）の場合だったんです。
パーソナルミーティングとは？
Zoomには、毎回異なるミーティングIDが発行される「スケジュールミーティング」と、常に同じIDを使い回せる「パーソナルミーティングルーム（PMI）」の2種類があります。
パーソナルミーティングは、自分専用のミーティングルームのようなもので、ちょっとした打ち合わせや常連の顧客との定期ミーティングなどに便利です。
ただし、このパーソナルミーティングには、全体設定でオンにしていたAI Companionの要約機能が反映されないという落とし穴があります。
私も最初は気づかずに、「設定しているのに要約されない！」と悩んでいたのですが、実はパーソナルルームの設定を個別に行う必要があったのです。
パーソナルミーティングでの設定手順
それでは、実際にパーソナルミーティングでAI Companionを有効にする方法を紹介します。
１．ブラウザからzoomアカウントにログインします。
２．左の「ミーティングメニュー」をクリックし、画面右で「パーソナルルーム」タブをクリックします。
３．画面下部の［編集］をクリックします。
４．「AI Companionを自動的に開始する」、「ミーティング要約を自動的に開始する」にチェックを入れ、［保存］をクリックします。
これで、次回以降のパーソナルミーティングでも自動的に要約が行われるようになります。
AI Companionの活用方法と議事録の確認・共有
AI Companionが有効になっているか確認する方法
前述の設定が正しくできている場合、パーソナルミーティングを起動すると、最初に画面上部に以下の「AI Companionはオンになっています。」というメッセージが表示されます。
上記のメッセージを見逃した場合は、画面の右上を確認してみてください。
星印のアイコンが点滅していれば、AI Companionが有効になっています。
手動でAI Companionを有効にする方法
もし、AI Companionが有効になっていない場合は、ボタンメニュー群から「AI Companion」をクリックするだけで、そのミーティングでは有効になります。
表示されたウィンドウは閉じても有効のままです。
ミーティング要約の確認方法
ミーティング終了後、AI Companionが要約を自動生成してくれる場合、以下の方法で内容を確認できます。
- Zoomのウェブポータルにログインし、「要約」メニューを開く
- メールで届く要約を見る
「何を決めたか」「誰がどの役割を担ったか」なども明確に書かれており、次のアクションにつなげやすくなります。
要約の共有方法
要約内容は以下の方法で他の人と共有できます。
- Zoomから自動でメール送信される設定にしておく
- 要約ページのURLをコピーして共有
- 要約テキストをコピーしてチームチャットなどに貼り付け
共有設定では「誰に要約を送るか」も選べるので、ホストだけが受け取るようにしたり、参加者全員に送るようにしたりと、使い分けができます。
よくある質問（Q&A）
Q1. 設定したのに、ミーティング要約が開始されません。なぜ？
A1. 設定が反映されていない場合があります。とくにパーソナルミーティングを使っていると、全体設定が無視されることがあるため、個別に設定してください。
また、Zoomのバージョンが古いと機能が動かないこともあります。
Q2. 要約が英語で表示されます。日本語ではできないの？
A2. Zoomの言語設定や、参加者の話し方によっては英語で処理されることがあります。
AI Companionは日本語にも対応していますが、明瞭な日本語で話すことが精度向上のカギです。
Q3. ミーティングの途中からAI Companionをオンにできますか？
A3. はい、可能です。
ただし、途中からオンにすると、それ以前の会話は要約されない可能性があるため、開始時から有効にしておくのが安心です。
まとめ
- AI Companionの要約はミーティングの内容を振り返るのに便利
- パーソナルミーティングで自動開始にする場合は、別途設定が必要
私も最初、設定していたはずなのに要約されないことに悩んでいました。
でも調べてみると、パーソナルミーティングでは設定を別でしないと反映されないということがわかりました。
同じように困っている方がこの記事で解決できたらうれしいです。
設定が難しそうだし間違えるのが心配･･･。
やりたいことは決まっているけど、どうやったら実現できるのかがわからない。
そんなときは、
知っている人や詳しい人に聞きながら進めるのが間違いないと思います！
IT関係の問題は専門用語も多く出てきて、説明を読んでもチンプンカンプンといったことはよくあります。
言葉の意味もわからずに設定してもうまく動かなかったり、間違った設定をしてしまう可能性もゼロではありません。
もし、安全に短時間で問題を解決したいと感じられたら、弊社のITサポートのご利用をご検討ください。
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