Gmailのメールをエクスポートする方法｜必要なラベルだけGoogleデータエクスポートで取得する手順
GmailのメールをエクスポートしたいときはGoogleデータエクスポートを使う
「これまでのメールの内容をGPTに読み込ませて回答させたい」など、Gmailの中身をまとめて取り出したい場面はありませんか？
普段はGmailの画面で検索すれば十分でも、あとから別の用途で使いたいときは、メールデータをエクスポートする準備が必要になることがあります。
そこでこの記事では、Googleデータエクスポートを使ってGmailをエクスポートする流れをまとめます。
ポイントは、最初に全部のデータを対象にしないことです。
Googleアカウントのデータは範囲が広いので、今回は「メールだけ」「必要なラベルだけ」に絞って進めます。
この記事でわかること
- Googleデータエクスポートを開く場所
- メールだけをエクスポート対象にする方法
- 必要なGmailラベルだけに絞るときの注意点
- エクスポート作成後、ダウンロードできるようになるまでの流れ
手順1：Googleデータエクスポートを開く
まず、Googleデータエクスポートを開きます。
開くページはこちらです。
https://takeout.google.com/?pli=1
Googleアカウントのデータを書き出すための画面です。
Gmailだけでなく、いろいろなGoogleサービスのデータが並ぶため、ここから対象を絞っていきます。
手順2：最初に「選択をすべて解除」してメールだけ選ぶ
Googleデータエクスポートでは、初期値だとほぼすべてのデータが対象になっています。
そのまま進めると、今回必要ではないデータまでエクスポート対象になる可能性があります。
まずは、「選択をすべて解除」をクリックします。
そのあと、一覧の中から「メール」だけにチェックを入れます。
さらに、メールの項目にある［メールのすべてのデータが含まれます］をクリックします。
ここが少し見落としやすいところです。
「メールにチェックを入れたら終わり」ではなく、次にどのメールを含めるかを選んでいきます。
手順3：対象となるラベルだけを選択する
次に、エクスポートしたいメールのラベルを選びます。
ここも初期値では、すべてのメールが対象になっています。
必要なメールだけでよい場合は、「メールのすべてのメッセージを含める」のチェックを外してから、対象となるラベルだけにチェックを入れます。
選び終わったら、右下の［OK］をクリックします。
不要なラベルが選ばれていないか確認する
ラベル選択では、最初からいくつかの項目が選択されている場合があります。
- アーカイブ済み
- スター付き
- チャット
- 下書き
- 受信トレイ
- 送信済みメール
不要であれば、これらのチェックも外しておきます。
「あるラベルのメールだけを使いたい」と思っている場合、受信トレイや送信済みメールまで入っていると範囲が広くなりすぎるかもしれません。
エクスポートを作る前に、一度チェック状態を見直しておくと安心です。
手順4：次のステップへ進み、エクスポートを作成する
メールとラベルを選べたら、画面の案内に沿って［次のステップ］をクリックします。
次に、エクスポートの設定を行います。
設定する項目は、主に次の3つです。
- エクスポート先
- 頻度
- ファイルの形式とサイズ
ここでは、これらをすべて初期値のままにして、［エクスポートを作成］をクリックします。
もちろん用途によって変更してもよいと思いますが、まずは迷わず進めるなら初期値のまま確認していく流れです。
手順5：リクエスト後は、完了メールが来るまで待つ
エクスポートを作成すると、まずリクエストを受け付けた画面が表示されます。
この画面が出たら、あとは閉じてもOKです。
念のため、自分のGoogleアカウント宛に「Googleデータのアーカイブがリクエストされました」というタイトルのメールが届いていることも確認しておくとよいです。
ダウンロードできるようになるまでは、数分から数日かかることがあります。
ここはすぐにファイルが手に入るとは限らないので、待つ工程として考えておくとよさそうです。
手順6：ダウンロード可能になったらファイルを取得する
エクスポートの準備が完了すると、「Googleデータをダウンロードできるようになりました」というタイトルのメールが届きます。
そのメールから、作成されたファイルを取得できます。
また、直接ブラウザで最初のGoogleデータエクスポート画面を開いても確認できます。
ダウンロードするときには、Googleアカウントの再ログインを求められます。
メールのアーカイブは個人的な情報を多く含むはずなので、取得したファイルの扱いにも注意しておきたいですね。
まとめ：Gmailのエクスポートは「メールだけ」「ラベルだけ」に絞って進める
今回は、Googleデータエクスポートを使ってGmailをエクスポートする手順を整理しました。
流れをまとめると、次のようになります。
- Googleデータエクスポートを開く
- 選択をすべて解除してから、メールだけにチェックする
- メールのすべてのメッセージを含める設定を外し、必要なラベルを選ぶ
- 次のステップへ進み、エクスポートを作成する
- リクエスト受付メールと、ダウンロード可能になったメールを確認する
- 必要に応じて再ログインし、ファイルをダウンロードする
Gmailをあとから活用したいときは、まず取り出す範囲を決めるところが大事です。
全部をまとめて出すのではなく、使いたいラベルを選んで、必要なメールだけをエクスポートしてみてください。
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