【お役立ち情報】Excelファイルを複数人で同時に編集できるようにする方法

2021年11月19日

この記事でわかること

・ ExcelファイルをGoogleスプレッドシートに変換する方法

・ GoogleスプレッドシートからExcelファイルとしてダウンロードする方法

Excelで作成した表やデータベースにデータを入力するときって、自分ひとりで入力すると思うと結構「うぇ〜、めんどくせー」ってなりますよね。

もし、同時に複数人で入力ができるようになったらどうでしょうか。

ひとりで1時間かかるとしたら、ふたりなら30分で済みます。

でも、自分のパソコンにあるファイルなんて他の人が開くことはできても、同時に入力はできないですよね。

それを可能にする方法がありますので、パソコンに詳しくない方でもわかりやすいように解説していきます。


Googleスプレッドシートを使う

1つのファイルを複数人で編集できるようにするためには、ファイルを自分のパソコンではなく、クラウド上に置く必要があります。

そのための方法として、もっとも手軽に無料で行う方法としてはGoogleスプレッドシートを使う方法をオススメします。

なお、Googleスプレッドシートを使うためには、事前にGoolgleアカウントを作成しておく必要があります。

※ファイルをアップロードする人はGoogleアカウントが必要ですが、ファイルを共有される側の人たちはGoogleアカウントが無くても構いません。

Googleアカウントをお持ちの場合は次項に進んでください。

もし、Goolgleアカウントをお持ちでない場合は、事前に作成してください。こちらも無料で作れます。

Google アカウントの作成

上のリンクをクリックして記載の手順に従ってGoolgleアカウントを作成してください。

なお、「自分用」と「ビジネス管理用」がありますが、「ビジネス管理用」はオーナーレベルの人や会社のマーケティング担当をしている人が作成するべきアカウントです。

それ以外の方は、仕事で使う場合でも「自分用」で作成して問題ありません。


スプレッドシート化手順

1.Googleドライブを開きます。

Chromeのメニュー画面


2.画面左上の[+新規]をクリックし、「Googleスプレッドシート」をクリックします。

新規ボタン
Google スプレッドシートをクリック


3.新規スプレッドシートが表示されますので、「ファイル」から「開く」をクリックします。

※このまま新規画面からExcelと同じように表やデータベースを作成することもできます。

ファイルメニューから開くをクリック


※もし、「ファイル」メニューが表示されていない場合は、画面右側の弓なりアイコンをクリックしてください(あるいはキーボードの「Ctrl」+「Shift」+「F」の同時押し)。

折りたたみボタン


4.「ファイルを開く」画面が表示されますので「アップロード」をクリックし、共有したいExcelファイルをドラッグ&ドロップでスペースに置くか、[デバイスのファイルを選択]ボタンから追加します。

アップロード画面


Excelで作成したファイルがスプレッドシートで表示されます。
ただし、レイアウトが崩れたりする場合がありますので、必要に応じて修正が必要となります。

また、スプレッドシート化ができても、これだけでは他の人がこのファイルを見ることができるようになっていません。

そのため、共有設定が必要となります。


共有化手順

1.画面右上の[共有]をクリックします。

共有ボタンをクリック


共有の方法は「①特定のユーザーと共有する方法」「②リンクを知っている人と共有する方法」の2つあります。

①の方法は特定の相手だけと共有しますので、②に比べてセキュアな共有方法になります。

②の方法は共有する人数が多い場合に一斉に共有するときに便利です。


2.それぞれの設定方法です。

①特定のユーザーと共有する方法

(ア)「ユーザーやグループを追加」欄に共有したい相手のメールアドレスを入力します。

ユーザーやグループを追加設定


(イ)入力したメールアドレスのユーザーを参加させるための設定が表示されますので、必要な設定を行います。

a:「編集者」をクリックすると、他の権限に切り替えることができます。
一緒にファイルを編集したいのであれば、『編集者』のままにしておきます。
ファイルを修正する権限を持たせないのであれば、『閲覧者』や『閲覧者(コメント可)』にします。

b:指定したメールアドレスには参加完了をお知らせするメールが送られます。「メッセージ」はその時のメール本文に追記される内容です。

c:画面右下の[送信]をクリックします。

共有設定画面


以上で指定した相手とファイルが共有できます。
以下は参加者に送られるメールです。
共有してもらった人は[開く]をクリックすれば、すぐにファイルを開くことができます。

共有完了画面


では、もう一つの共有方法についてです。

②リンクを知っている人と共有する方法

(ア)共有設定画面で「リンクを知っている全員に変更」をクリックします。

リンクを知っている全員に変更をクリック


(イ)この時点で共有設定は「リンクを知っている全員」に変わります。
そして、他の人が編集できるようにするためには、『閲覧者』ではなく『編集者』に変更する必要があります。

権限変更画面


(ウ)設定後「リンクをコピー」をクリックして、コピーしたURLをファイル共有したい相手に何らかの方法(メール、チャットワークなど)で伝えます。


共有をやめたい場合

共有をやめたい場合は、①の場合は共有したユーザーの削除、②の場合は「制限付き」の設定に切り替えます。

①の場合

(ア)共有設定画面を開き、権限設定部分をクリックして「削除」をクリックします。

共有をやめる場合、削除をクリック


②の場合

(ア)共有設定画面左下の「変更」をクリックします。

変更をクリック


(イ)設定を「制限付き」に変更して、[完了]をクリックします。

制限付きに変更


Excelファイルとしてダウンロードする方法

みんなで頑張って完成させたスプレッドシートですが、再び自分のパソコンに保存したい場合があると思います。

その場合は、ちゃんとExcelファイルとしてのダウンロードができますので安心してください。

1.該当のスプレッドシートを開いた状態で、「ファイル」→「ダウンロード」→「Microsoft Excel(.xlsx)」をクリックします。

Excelファイルとしてダウンロード


特に保存場所を指定する画面は表示されませんので、ファイルは自動的に「ダウンロード」フォルダーに保存されます。


以上、Excelファイルを複数人で編集するために、Googleスプレッドシートに変更する手順でした。

ちなみにWordでも同じことが可能で、その場合はGoogleドキュメントを使います。

複数人で編集した方が効率的になるという場合は、どんどん共有して作業をしたいですね^^