【お役立ち情報】Gmailで届いたメールを自動的にフォルダ別に振り分ける方法

2022年6月21日

この記事でわかること

・Gmailで受信したメールを仕分ける方法

・ラベルとフィルタの作成方法

・ラベルに色を付ける方法

Gmailにはフォルダという概念がありません。

OutlookやThunderbirdといったメールソフトを利用したことがある場合、おそらく届いたメールをフォルダに振り分けるといった設定をしたことがあると思います。

しかし、Gmailにはフォルダを作成する機能がないため、どのようにメールをフォルダ分けすればよいのかが分かりづらくなっています。

私もGmailを使い始めたばかりのときは、「どこからフォルダを作成するんだろう?」と悩みました^^;

この記事ではGmailでラベル(フォルダの代わり)を作成し、受信したメールをラベルごとに振り分ける方法について解説します。

受信したメールを振り分ける方法

ラベルとフィルタ

まずはメールを振り分けるために必要な「ラベル」「フィルについて覚えておきましょう。

Gmailではフォルダを作成できない代わりに「ラベル」を作成することができます。

ラベルとはメール自体につける目印のようなもので、紙のファイルにつけるインデックスシールのようなものをイメージするとわかりやすいと思います。

インデックスシール例

メールをフォルダごとに管理するというのは、ファイルの内容に応じた棚(フォルダ)を用意してその中にファイルをしまうようなものです。

例えば、「A社」、「B社」、「請求書」、「見積書」という専用の棚を作成して、それぞれ該当するファイルを仕分けて保管しておくという具合です。

フォルダでの仕分け例

確かにファイルは整頓されますが、複数の棚に該当するファイルの仕分けには向いていません。

上図の「B社からの請求書」の場合は「請求書」の棚だけでなく「B社」の棚にも該当するファイルですが、ファイルは1つなので両方に保存するということができません。

そのため、重複したときに優先する棚を決めておくといったルールや、仕分け方(棚の名前)の見直しが必要になってきます。

一方、ラベルでの管理の場合は1つのファイル(メール)に対して、複数の情報(ラベル)をつけることができます。

そのため、棚は1つでもファイル自体に1個〜複数個のインデックスシールがついているため、複数の棚で管理していたときよりも柔軟にファイルを管理することができます。

ラベル管理の例

この考え方をメールに当てはめたのが、Gmailでのラベル管理です。

そして、受信したメールに決められた条件でラベルを付ける機能を「フィルタ」といい、実際にラベルを付ける作業を「フィルタリング」といいます。

ラベルの作成

ではラベルの作成方法について解説します。

方法

1.Gmailの画面左側にある「もっと見る」をクリックします。

Gmailの「もっと見る」

2.「新しいラベルを作成」をクリックします。

「新しいラベルを作成」

3.「新しいラベル」画面が表示されますので、「新しいラベル名を入力してください:」欄にラベル名を入力し、[作成]をクリックします。

※ここでは「A社」というラベルを作成します。

新しいラベル画面

Gmailの画面左に作成したラベルが追加されます。

ラベル作成後

フィルタの作成方法

続いてフィルタの作成方法について解説します。

方法

1.Gmailの画面右上にある歯車マークをクリックします。

歯車マーク

2.[すべての設定を表示]をクリックします。

[すべての設定を表示]

3.画面上部のメニューから、①「フィルタとブロック中のアドレス」をクリックし、②「新しいフィルタを作成」をクリックします。

「フィルタとブロック中のアドレス」画面

4.条件設定画面が表示されますので、どのような振り分けを行うのか条件を指定し、[フィルタを作成]をクリックします。

※下図の例では差出人(From)がA社のメールアドレス(acorporation@acorp.co.jp)の場合という条件になっています。

条件設定画面

5.手順4の条件に一致したメールに対してどのような処理を行うかの設定画面が表示されますので、行う処理を指定して[フィルタを作成]をクリックします。

条件に一致した場合の動作設定

■「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」 ※個人的にチェック推奨
受信したメールを「受信トレイ」には表示させたくない場合にチェックを入れます。

■ラベルを付ける
チェックを入れると、項目右からラベルを選択することができるようになります。

※ここでは事前に作成した「A社」ラベルを指定します。

今後は差出人メールアドレス「acorporation@acorp.co.jp」から届いたメールは、以下のように受信トレイをスキップして「A社」ラベルに振り分けられるようになります。

フィルタリング結果

届いたメールからフィルタを作成する方法

上でご紹介した方法は基本操作ですが、実際にはGmailを使っていると届いたメールに対してフィルタを作成することが多くなっていくはずです。

例えば、B社用のラベルは作成していない状態でB社からメールが届いた時に、そのメールを元に新しくB社用のラベルとフィルタを作成するといった具合です。

では届いたメールからフィルタを作成する方法について解説します。

方法

1.届いたメールを開き、画面上部の「︙」をクリックし、「メールの自動振り分け設定」をクリックします。

※もし、「メールの自動振り分け設定」が表示されない場合は、一度受信トレイを表示してから再度メールを開いてみてください。

「メールの自動振り分け設定」メニュー

2.条件設定画面が表示されますので、どのような振り分けを行うのか条件を指定し、[フィルタを作成]をクリックします。

※届いたメールから設定画面に進んだことで自動的に差出人(From)にB社のメールアドレスが入った状態になります。
そのため、このままフィルタを作成すれば「bcorporation@bcorp.co.jp」から届いたメールに対しての処理として簡単に作成ができます。

3.手順2の条件に一致したメールに対してどのような処理を行うかの設定画面が表示されますので、「ラベルを付ける」にチェックを入れ、「ラベルを選択」から『新しいラベル』をクリックします。

「新しいラベル」メニュー

4.「新しいラベル」画面が表示されますので、「新しいラベル名を入力してください:」欄にラベル名を入力し、[作成]をクリックします。

※ここでは「B社」というラベルを作成します。

ラベル作成画面

5.フィルタ作成画面に戻りますので、「◯件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にチェックを入れ、[フィルタを作成]をクリックします。

※この項目にチェックを入れない場合、すでに届いているB社のメールに新しく作成したラベルが付与されません。

今後は差出人メールアドレス「bcorporation@bcorp.co.jp」から届いたメールは、「B社」ラベルに振り分けられるようになります。

フィルタリング結果

複数のラベルが付いたメール

「ラベルとフィルタ」でも説明した通り、1つのメールには複数のラベルを付与することもできます。

手動でメールにラベルを付ける方法を解説します。

方法

1.メールを開き、画面上部のラベルアイコンをクリックします。

2.付与したいラベルにチェックを入れるか、「新規作成」から新たにラベルを作成します。

手動でのラベル付与

3.「適用」が表示されますので、クリックします。

適用

複数のラベルを設定した場合はメールを開いたときに設定されているラベルを確認することができます。

複数のラベル

また、それぞれのラベルに切り替えたときに、どちらにもメールが表示されるようになります。

ラベルを切り替える動画

ラベルに色を付ける

作成したラベルには色を設定することができます。

色を付けることで視認性が高くなりますので、重要なラベルには赤色にする、本日中に確認するラベルには青色にするといった区別が可能です。

方法

1.左のメニューから作成したラベルにカーソルを持っていきます。

2.ラベル名の右側に「︙」が表示されますのでクリックします。

ラベルの「︙」

3.表示されたメニューから「ラベルの色」にカーソルを合わせ、表示された色から好きなものをクリックします。

※「カスタム色を追加」から独自の背景色とテキスト色を指定することも可能です。

ラベルの色

設定後は左のメニューのラベルの色と、そのラベルが付いたメールを開いたときのラベルの表示が下図のように変わります。

設定後の表示

まとめ

■ 訪問者やSEOのためにもページに適切な内部リンクを設置することは重要

■ 内部リンクの構造を可視化してくれるプラグイン「Show Article Map」が便利

いかがでしょうか?

すべてのメールを受信トレイに入るようにしていると、あっという間にメールで溢れてしまい、大切なメールが見つからない、属性の違うメールがごちゃまぜで表示されると不便になってしまいます。

もし、現在ラベルを使わずに受信トレイにすべてのメールが入っている状態で使っていたり、ラベルを作っていても手動で振り分けしていたりするなら、ぜひ今回の記事の内容を試してみてください。

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Posted by hiro